Bereits ab dem 01.08.2022 haben Arbeitgeber bei der Einstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder der Änderung bestehender Arbeitsverhältnisse, verschärfte Nachweispflichten zu beachten. Zusätzlich zu den bestehenden, bisher in der Praxis aber kaum beachteten, Nachweispflichten müssen nun zahlreiche weitere Informationen dokumentiert werden. Hierzu zählen die vereinbarten Voraussetzungen zur Anordnung von Überstunden, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten, die Voraussetzungen für Schichtänderungen und sogar die Belehrung über das Kündigungsschutzverfahren. Die Nachweispflichten gelten auch bei der Einstellung nur vorübergehend beschäftigter Aushilfen.
Auch in bestehenden Arbeitsverhältnissen können Arbeitgeber zum Handeln gezwungen sein, wenn ein Arbeitnehmer den Arbeitgeber zur Dokumentation der Arbeitsbedingungen auffordert.
Zu beachten ist, dass aufgrund der aktuellen Gesetzeslage Verstöße des Arbeitgebers nunmehr bußgeldbewehrt sind.
Die wichtigste Änderung im Nachweisgesetz betrifft die Erweiterung des Nachweiskataloges. Neben den bereits bislang geltenden Nachweispflichten zu den wesentlichen Arbeitsbedingungen kommen im neuen Katalog nunmehr weitere Punkte hinzu.
Zukünftig ist die Angabe des Enddatums oder der vorhersehbaren Dauer eines befristeten Arbeitsverhältnisses und, sofern eine solche vereinbart ist, die Dauer der Probezeit verpflichtend zu dokumentieren. Die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts inklusive der Überstundenvergütung, Zuschläge, Zulagen und Prämien sowie etwaiger Sonderzahlungen sowie die Art und Fälligkeit der Auszahlung müssen angegeben werden.
Etwaige Ruhepausen und Ruhezeiten sowie ein etwaiges Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen müssen ebenfalls im Arbeitsvertrag aufgenommen werden soweit sie auch tatsächlich festgelegt worden sind oder später eingeführt oder geändert werden.
Neu geregelt wurde die Pflicht des Arbeitgebers, das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren in den Arbeitsvertrag aufzunehmen hat.
Die geänderten Nachweispflichten gelten für alle Arbeitsverhältnisse, die ab dem 01.08.2022 begründet oder geändert werden. Gegenüber Bestandsmitarbeitern müssen die geänderten Nachweise ebenfalls erbracht werden, hier allerdings nur auf ausdrückliche Anforderung des Arbeitnehmers
Mit der Neuregelung im Nachweisgesetz wurde auch § 15 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) ergänzt, dass eine Probezeit in befristeten Arbeitsverträgen im Verhältnis zu der erwarteten Dauer der Befristung und der Art der Tätigkeit stehen muss. Aus § 622 Abs. 3 BGB ergibt sich bereits eine zeitliche Begrenzung einer vereinbarten Probezeit auf sechs Monate, denn nur in diesem Zeitraum kann von der dort vorgesehenen verkürzten Kündigungsfrist Gebrauch gemacht werden. Diese allgemeine Regelung gilt auch für befristete Arbeitsverhältnisse. Ist die Dauer der vereinbarten Probezeit unverhältnismäßig, so ist diese unwirksam mit der Folge, dass eine Probezeit nicht wirksam vereinbart wurde und damit die verkürzte Kündigungsfrist des § 622 Abs. 3 BGB nicht greift. Aus der Gesetzesbegründung ergibt sich jedoch nicht, wann eine Probezeit verhältnismäßig zur Dauer der Befristung ist. Angemessen dürfte ein Viertel bis maximal ein Drittel der Befristungsdauer sein. In den Stellungnahmen zum Gesetzesentwurf wird häufig nur ein Viertel der Befristungsdauer als angemessen angesehen. Hier bleibt die Entwicklung der Rechtsprechung abzuwarten.
Bei Arbeit auf Abruf hat der Arbeitgeber die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zukünftig darüber zu informieren, wie ihre Arbeitszeiten festgelegt werden. Dabei hat er mindestens mitzuteilen, dass die Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen ist, das Zeitfenster, bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden, das für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist und außerhalb dessen der Arbeitgeber keine Arbeitsleistung verlangen darf sowie die Mindestankündigungsfrist für die Arbeitsleistung. Außerdem hat der Arbeitgeber über die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden zu informieren.
Wie bereits ausgeführt, hat der Arbeitgeber das bei einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren in der Dokumentation der Arbeitsbedingungen anzugeben, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage. Erfolgt die Unterrichtung über die Klagefrist nicht ordnungsgemäß, findet § 7 KSchG dennoch Anwendung. Damit gilt eine Kündigung auch im Fall einer nicht ordnungsgemäßen Unterrichtung über die Klagefrist als von Anfang an rechtswirksam, wenn ihre Rechtsunwirksamkeit nicht rechtzeitig geltend gemacht wird.
Die Vorschriften des Nachweisgesetzes sind verpflichtend. Von den Vorschriften des Nachweisgesetzes kann nicht zu Ungunsten des Arbeitnehmers abgewichen werden. Damit ist auch ein Verzicht des Arbeitnehmers unbeachtlich.
Der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen muss in einem schriftlichen Dokument mit Originalunterschrift eines Vertretungsberechtigten des Arbeitgebers erfolgen, das dem Arbeitnehmer auch im Original übergeben wird. Es entfällt die Nachweispflicht des Arbeitgebers, wenn dem Arbeitnehmer ein schriftlicher Arbeitsvertrag ausgehändigt worden ist, soweit der Vertrag die geforderten Angaben enthält. Erfüllt ein bestehender Arbeitsvertrag nicht das Schriftformerfordernis, müssen die Nachweise nochmals gesondert erbracht werden.
Kommt der Arbeitgeber seinen Verpflichtungen aus dem Nachweisgesetz nicht nach, hat dies keine Auswirkung auf die Wirksamkeit des Arbeitsvertrages. Ein Arbeitnehmer hat auf die Erfüllung jedoch einen einklagbaren Anspruch. Die Verletzung der Nachweispflicht kann ggf. Schadensersatzansprüche begründen, wobei ein bezifferbarer Schaden entstanden sein müsste. Verstöße des Arbeitgebers sind bußgeldbewehrt.